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Alquilar una instalación colonial

¿Desea alquilar un edificio del Distrito Escolar Colonial para su evento?

Debido al impacto financiero que la pandemia COVID-19 ha tenido en muchas organizaciones, Colonial instituirá las siguientes tarifas y políticas para el uso del edificio en el año escolar 2021-2022:

  • Organizaciones sin fines de lucro y grupos comunitarios: las tarifas son tarifas exoneradas para todos los usos del edificio. 
  • Para empresas con fines de lucro: el mismo programa de tarifas que se implementó para el año escolar 2019-2020. 

Si bien las tarifas para el uso del edificio no se cobran a las organizaciones sin fines de lucro / grupos comunitarios, solicitar el uso de equipos de A / V y / o atléticos incurrirá en costos. 

    • El equipo de A / V cuesta $ 150 por uso / evento. 
    • El equipo deportivo cuesta $ 50 por uso / evento. 
    • Las organizaciones pueden traer su propio equipo para su uso.  

 

 

Actualización importante de protocolos y políticas

En los últimos meses, hemos experimentado varios casos en los que a las organizaciones comunitarias se les permitió usar nuestras instalaciones, pero no proporcionaron la supervisión adecuada y se produjeron daños en las aulas, los baños, los muebles y el equipo.
Esto se suma a la carga de trabajo de nuestros equipos de conserjería y mantenimiento, aumenta nuestros costos y pone en peligro la disponibilidad de aulas y otros espacios para nuestros estudiantes. 
Por lo tanto, implementaremos protocolos y políticas más estrictos sobre el uso, la limpieza y el cumplimiento de las políticas de los edificios. 

  • También estamos descontinuando el uso de nuestros edificios para eventos familiares; la solicitud debe provenir de una organización sin fines de lucro u otro grupo comunitario. 

Estas políticas deben seguirse o usted o su organización ya no podrá utilizar las instalaciones de Colonial durante el resto del año escolar. Esto es para minimizar el impacto en nuestro personal de conserjes y asegurar que todos los espacios se puedan usar para el aprendizaje de los estudiantes durante el día escolar de manera constante. 

Las políticas son las siguientes: 

  • Cada organización debe proporcionar el número de contacto de una persona que estará en el lugar durante el evento y será responsable de la conducta del grupo.
  • A cada organización se le dará el número del Jefe de Conserjería del edificio. La organización es responsable de comunicarse con el Jefe con cualquier inquietud o informar cualquier problema.
  • Para minimizar el contacto, los conserjes en el sitio no brindarán asistencia proactiva. Si surgen problemas durante su estadía en el edificio, comuníquese con el Jefe y se le enviará ayuda. 
  • Todos los participantes deben seguir todos los protocolos de COVID mientras se encuentren en nuestros edificios.   
  • No se permite apuntalar las puertas exteriores abiertas o eludir las medidas de seguridad.
  • Las organizaciones deben prepararse para deshacerse de su propia basura. Se proporcionarán receptáculos y bolsas, pero toda la basura debe desecharse en el contenedor de basura del lugar antes de que la organización se vaya.  
  • Las organizaciones no pueden dejar equipos o suministros en el edificio sin aprobación previa.  
  • El uso de la organización se limitará a un conjunto de baños (es posible que existan excepciones para eventos más grandes) y el contacto en el lugar debe supervisarlos para garantizar el uso y las condiciones adecuados. Cualquier problema debe informarse oportunamente al Jefe.
  • Todos los asistentes deben permanecer en las proximidades de las salas que utiliza la organización. Nadie debe deambular por los pasillos o explorar otras partes del edificio. 
  • Los alimentos y bebidas deben manipularse y desecharse adecuadamente y cualquier derrame debe informarse lo antes posible al Jefe del edificio.
  • Los edificios deben ser desalojados antes de las 9:XNUMX p. M. A menos que se solicite y se otorgue un permiso especial con anticipación.

 

Cómo solicitar el uso de instalaciones en el Distrito Escolar Colonial

Paso 1:
Enviar una solicitud de organización a SchoolRentalsDE.com.

Una vez que su organización sea aprobada, recibirá un correo electrónico indicando la aprobación de la organización. Luego podrá regresar al sistema a través del nombre de usuario / contraseña que envió para enviar ahora su solicitud de alquiler.

Paso 2:
Envíe una "solicitud de evento" para la instalación en la que está interesado.

  • Podrá ver la disponibilidad de las instalaciones coloniales en este paso.  
  • Colonial limita las solicitudes a dos meses por solicitud.  
  • El programa de tarifas también se podrá ver para determinar el costo aproximado.  
  • La solicitud se enviará directamente a la escuela de forma electrónica para su aprobación / rechazo y recibirá una aprobación / rechazo por correo electrónico. Toda la comunicación de SchoolRentalsDE.com se hará por correo electrónico.  
  • Asegúrese de incluir su dirección de correo electrónico más actualizada.  
  • Las facturas de las instalaciones también se enviarán por correo electrónico.  Facturas no pagadas en la fecha indicado en la factura estará sujeto a cancelación.  
  • Se aceptará efectivo o cheque pagado a “Colonial School District” (enviado por correo o entregado al Colonial School District Administration Building, 318 E. Basin Road, New Castle, DE 19720). No podemos aceptar pagos con tarjeta de crédito en este momento.

** Si en algún momento su solicitud de evento ya no es necesaria, asegúrese de CANCELAR su evento a través del panel de control en SchoolRentalsDE.com. Si no cancela su evento, la factura permanecerá activa y usted será responsable del pago. También puede cancelar fechas individuales en su solicitud de alquiler. Esto asegura que otros usuarios de Colonial puedan tener la oportunidad de utilizar nuestras instalaciones.

 

Necesitarás:

  • La tarifa de solicitud de $ 40.00 (no reembolsable) (todos los grupos externos son responsables de la tarifa de solicitud; no se permiten exenciones). La tarifa de solicitud de $ 40.00 acompaña cada solicitud de instalaciones. Esta tarifa no se puede renunciar a varias solicitudes.
  • Para usuarios individuales como asociaciones cívicas y organizaciones deportivas juveniles:  
    Prueba de estado de exención de impuestos: cualquier organización sin fines de lucro debe tener una copia de la carta de aprobación que su organización recibió del IRS que otorga a la organización su 501 (c) (3) estado sin fines de lucro. Este documento puede adjuntarse a su solicitud de instalaciones o enviarse por correo / presentarlo al Edificio de Administración del Distrito Escolar Colonial, Uso de las Instalaciones, 318 E. Basin Road, New Castle, DE, 19720. No se pueden eximir las tarifas a menos que este documento esté en nuestros archivos.
  • Las solicitudes de instalaciones se enviarán electrónicamente directamente a la escuela. 

La tarifa de solicitud y los costos asociados con su solicitud se calcularán durante el proceso de solicitud. Tenga en cuenta que si su solicitud no está completa, no se puede aceptar.

Cuando un grupo usa una instalación del Distrito Escolar Colonial, el Distrito incurre en costos de calefacción, refrigeración y servicios de conserjería. Los grupos incurrirán en costos de HVAC por el uso de los edificios del Distrito Escolar Colonial ($ 30.00 / hora para escuelas primarias, $ 40.00 / hora para escuelas intermedias y $ 50.00 / hora para escuelas secundarias). Los grupos también serán responsables de las tarifas de custodia ($ 45.00 / hora los sábados, $ 60.00 / hora los domingos) o siempre que un conserje del Distrito no esté normalmente de servicio. Los grupos de más de 100 generalmente requieren dos conserjes por evento. Los conserjes deben estar presentes en todos los eventos, según la política del Distrito.

Se facturará a todos los grupos por la pérdida de propiedad o daños / mal uso de las instalaciones coloniales.

Dado que la responsabilidad principal del Distrito es proporcionar programas educativos para sus estudiantes, es nuestra prerrogativa cancelar o ajustar cualquier uso externo para satisfacer nuestras necesidades.